Top +9 Kinh Nghiệm Chuyển Văn Phòng Nhanh Chóng & An Toàn Nhất

Mỗi khi chuyển văn phòng làm việc mới, bạn sẽ có rất nhiều điều để suy nghĩ lo lắng. Đó là về thủ tục với nơi cũ, tìm kiếm địa điểm văn phòng mới, quá trình chuyển dọn như thế nào? Trong bài viết dưới đây, chúng tôi sẽ cung cấp cho bạn những kinh nghiệm chuyển văn phòng làm việc quan trọng. Giúp quá trình chuyển dọn văn phòng làm việc sẽ tiết kiệm được chi phí và diễn ra nhanh chóng, thuận lợi hơn.

Mục lục

Kinh nghiệm chuyển văn phòng từ A-Z

Tìm văn phòng mới

Văn phòng làm việc là nơi giao dịch quan trọng. Có thể nói nó đóng vai trò quyết định đến sự phát triển của các doanh nghiệp. Vì vậy kinh nghiệm chuyển văn phòng làm việc cần đặc biệt lưu ý trong khâu tìm nơi làm việc mới. Sau đây là một số tiêu chí để bạn có thể xác định nhu cầu của mình cũng như chọn được văn phòng làm việc mới có đặc điểm phù hợp:

Mục đích tìm văn phòng mới: Mở rộng hay thu hẹp không gian làm việc? Kế hoạch kinh doanh của doanh nghiệp ở hiện tại và trong tương lai có tác động đến yêu cầu tìm kiếm văn phòng làm việc mới hay không?
Ngân sách thuê văn phòng: Chi phí cho việc thuê văn phòng làm việc mới hàng tháng là bao nhiêu? Chi phí dành để thuê dịch vụ chuyển văn phòng làm việc là bao nhiêu?
Chuyển văn phòng làm việc mới cần lưu ý một số yếu tố: như giao thông, nơi đậu xe, sử dụng được ngay hay phải thiết kế lại, hệ thống điện nước đầy đủ chưa?, an toàn về phòng chống cháy nổ không?, thang máy đi lại ra sao?,…để sắp xếp thời gian lên kế hoạch chuyển văn phòng làm việc chi tiết cụ thể.
Thời gian chuyển bị: thời gian chấm dứt hợp đồng với địa điểm văn phòng cũ, thời gian văn phòng mới chuẩn bị sẵn sàng để làm việc, chọn ngày tốt chuyển văn phòng làm việc mới,…
Các vấn đề khác: phong thủy, các cửa hàng dịch vụ ở xung quanh văn phòng mới,…
Tìm hiểu kỹ một số địa điểm khác nhau, so sánh về giá cả và các vấn đề liên quan để chọn thuê văn phòng mới phù hợp nhất.
Khi đã chọn được văn phòng làm việc mới ưng ý cần tiến hành thiết kế hoặc nâng cấp, sửa sang, dọn dẹp lại trước khi chuyển văn phòng tới.
Lên sơ đồ vị trí là việc cho nhân viên, phòng ban tại văn phòng làm việc mới.
Việc tìm kiếm văn phòng làm việc mới nên được tiến hành trước thời gian chuyển văn phòng tối thiểu khoảng 2 tháng. Và chốt địa điểm cuối cùng trước đó 1 tháng. Để có đủ thời gian cho việc chuẩn bị, dọn dẹp và các thủ tục liên quan khác.

Dự trù chi phí chuyển văn phòng mới

Một trong những kinh nghiệm chuyển văn phòng mới quan trọng đó là cần phải dự trù kinh phí. Những khoản ngân sách cần phải chi tiêu của công ty là khá nhiều, do đó bạn cần phải lên kế hoạch dự trù một cách chi tiết tỉ mỉ để tiết kiệm được chi phí nhiều nhất. Bạn có thể tham khảo một số chi phí cần phải chi tiêu sau đây:

Chi phí trang trí, sửa sang tại văn phòng làm việc mới.
Chi phí mua sắm các thiết bị mới cần thiết tại văn phòng làm việc mới.
Chi phí vật tư để chuyển văn phòng như: thùng carton, màng bao bọc, băng keo..
Chi phí thuê nhân viên vận chuyển (sử dụng người của công ty hoặc thuê bên ngoài)
Chi phí thuê dịch vụ chuyển dọn văn phòng làm việc.

Lên kế hoạch chuyển văn phòng làm việc mới cụ thể

Nếu không có kế hoạch, mọi việc đều khó thành. Lên kế hoạch chỉ là một khâu chuẩn bị trước khi chuyển văn phòng nhưng lại vô cùng quan trọng. Nó sẽ quyết định rất nhiều tới mức chi phí bạn phải bỏ ra cũng như thời gian của bạn.

Để lập một bản kế hoạch thật cụ thể và khoa học nhất, bạn hãy viết tất cả những công việc cần phải làm, những đồ đạc cần phải chuyển đi ra một quyển sổ. Với cách làm này, sẽ giúp bạn hạn chế việc bỏ sót đồ đạc. Bên cạnh đó, bạn hãy chuẩn bị thêm một ít giấy ghi chép để ghi danh sách đồ đạc, số thứ tự đồ bạn sẽ cất vào trong thùng và để sẵn trong các thùng đựng đồ. Việc ghi chép sẽ giúp bạn xác định chính xác vị trí của các món đồ mà không mất nhiều thời gian tìm kiếm.
Những mục mà bạn nên viết ra trong kế hoạch bao gồm một số sau: thời gian chuyển văn phòng, ai là người thực hiện (nhân viên của công ty hay đơn vị chuyển văn phòng), vận chuyển đồ đạc bằng phương tiện nào, cần đóng gói những gì… Hãy đảm bảo chuẩn bị mọi thứ thật kỹ càng để không bỏ sót bất kỳ thứ gì như giấy tờ quan trọng.
Việc tiếp theo là cần phải lên kế hoạch chi tiết và tỉ mỉ cho văn phòng làm việc mới của bạn. Dựa theo nhu cầu của nhân viên để xem xét việc sắp xếp các phòng ban, vị trí của các bàn làm việc sao cho phù hợp. Những yếu tố khác bạn cần quan tâm tới khi chuyển sang văn phòng làm việc mới là vị trí để đặt các thiết bị máy in, máy photocopy, nhà kho, nhà bếp… Ngoài ra bạn cũng cần phải tham khảo ý kiến của các đồng nghiệp trước khi đưa ra kế hoạch cuối cùng.

Hoàn thiện thủ tục chuyển văn phòng

Các vấn đề về thủ tục pháp lý là vô cùng quan trọng khi công ty của bạn chuyển địa điểm. Chuyển văn phòng làm việc mới cần chú ý đến các thủ tục về thuế, con dấu, giấy phép kinh doanh,… Đây đều là những thủ tục phức tạp và tốn thời gian, nếu không cẩn thận thì bạn phải đi lại nhiều lần đến cơ quan để làm chính xác.

Chính vì vậy, bạn hãy tìm hiểu thật kỹ về các thủ tục chuyển văn phòng và nên hoàn thiện ngay sau khi ký hợp đồng với địa điểm thuê văn phòng làm việc mới để tránh những phát sinh không đáng có.

Đóng gói đồ đạc

Nếu bạn tự chuyển văn phòng làm việc thì bạn nên tự chuẩn bị trước một số dụng cụ cần thiết bao gồm: thùng carton, băng keo, bọc nilon, héo, xốp trong trường hợp vật dễ vỡ, bọc các loại giấy tờ quan trọng… Những đồ vật này được lập dựa trên số lượng đồ đạc mà bạn sẽ phải vận chuyển và đặc điểm của đồ vật. Nên liệt kê trước để tránh trường hợp thiếu, làm mất thời gian đi mua hoặc tìm kiếm.

Trước khi tiến hành đóng gói vận chuyển, bạn nên phân loại đồ đạc theo chức năng công dụng của chúng. Việc sắp xếp,đóng gói đồ đạc mất rất nhiều thời gian và công sức. Bởi vậy, nếu tự chuyển đồ, hãy huy động toàn bộ nhân viên tham gia vào công việc vận chuyển để việc đóng gói đồ diễn ra nhanh chóng, gọn gàng và tiết kiệm nhất có thể. Một số lưu ý cho bạn:

Sắp xếp, đóng gói những vật dụng hay đi với nhau vào chung một thùng để tiện tìm kiếm hơn sau khi đã đến văn phòng mới.
Không nên đựng quá nhiều đồ trong một thùng vì như vậy sẽ khiến cho việc vận chuyển trở nên khó khăn hơn và thậm chí khiến thùng dễ bị rách.
Khi đã đóng gói xong, bạn hãy dán giấy ghi chú bên ngoài thùng để ghi lại các vật dụng có trong thùng, của cá nhân hay của phòng ban nào, vị trí, số phòng, số tầng… để khi vận chuyển dễ dàng sắp xếp. Đặc biệt, đối với những đồ dễ vỡ, thì việc ghi chú, dán giấy bên ngoài thùng là việc vô cùng cần thiết.
Các vật dụng, trang thiết bị máy móc quan trọng, yêu cầu kĩ năng tháo lắp thì cần phải nhờ đến sự trợ giúp của những người có chuyên môn và kinh nghiệm để tránh gây hư hỏng và sai sót không mong muốn. Và lúc này, một dịch vụ vận chuyển văn phòng trọn gói là sự lựa chọn tốt nhất, cần thiết cho bạn.
Đối với những giấy tờ quan trọng, hồ sơ quan trọng của công ty nên để vào một thùng đựng riêng và chuyển đi để tránh việc bị thất thoát vì đây là những tài liệu liên quan đến bảo mật, công việc quan trọng của công ty. Cuối cùng là dán một tờ giấy ghi chú bên ngoài thùng đựng đồ ghi rõ những vật dụng có trong thùng để dễ dàng tìm kiếm sau này.

Dọn dẹp văn phòng cũ

Sau khi đã đóng gói đồ đạc xong, bạn cần tiến hành dọn dẹp lại văn phòng cũ. Nên dọn sạch sẽ văn phòng, ban công, quét dọn rác và vứt đúng nơi quy định. Hãy kiểm tra lại một lượt nữa những vị trí ngóc ngách, ít thấy xem còn sót bất kỳ vật dụng nào nữa hay không. Đôi lúc đồ vật quan trọng còn rơi lại ở văn phòng cũ nhưng do không dọn dẹp, bạn sẽ không thấy được chúng. Vì vậy, việc dọn dẹp lại văn phòng làm việc cũ là rất cần thiết để trả lại mặt bằng gọn gàng sạch sẽ, cũng như để lại ấn tượng cho những người thuê về sau.

Thông thường, trước khi chuyển văn phòng làm việc mới, các công ty, doanh nghiệp thường sẽ thanh lý một số đồ cũ để giảm gánh nặng cũng như tránh tăng thêm chi phí cho việc vận chuyển. Bởi vì vậy, hãy kiểm tra lại các đồ dùng có trong văn phòng, vật dụng dùng nào còn dùng được, vật dụng nào không dùng được nữa hay vật dụng nào không cần thiết để thanh lý bớt.

Phong thủy cho văn phòng mới

Bên cạnh những kinh nghiệm chuyển văn phòng là việc về mặt thủ tục hành chính thì một số kinh nghiệm chuyển văn phòng làm việc về mặt phong thủy sau đây cũng sẽ giúp cho công ty của bạn thuận lợi về mặt tâm linh:

Xem ngày lành tháng tốt

Các cụ ngày xưa thường có câu “có thờ có thiêng, có kiêng có lành” chính vì vậy các bạn hãy chủ động xem ngày lành tháng tốt kỹ càng, cẩn thận cho phù hợp với tuổi của chủ công ty để có được những may mắn và phúc lộc sau khi chuyển đến văn phòng làm việc mới.

Chuẩn bị cúng lễ nhập trạch

Cũng giống như chuyển nhà, chuyển văn phòng làm việc cùng cần phải làm lễ nhập trạch. Các bạn hãy chuẩn bị lễ mặn để cúng gồm: Xôi, rượu, heo quay vàng nhang, mâm hoa quả trái cây để có thể làm lễ được thuận lợi và may mắn nhất.

Chủ công ty là người đầu tiên đặt chân vào văn phòng mới

Trong ngày làm lễ công ty bạn sẽ bước vào văn phòng làm việc trên tay cầm vài món vật phẩm làm lễ nhập trạch thì mọi việc sẽ được may mắn và thuận lợi.

Thông báo cho khách hàng

Một vấn đề quan trọng tiếp theo bạn cần phải làm khi muốn chuyển văn phòng làm việc mới đó là thông báo tới khách hàng của công ty về việc chuyển văn phòng làm việc của công ty và báo cho khách hàng biết về những vấn đề có thể gặp phải trong quá trình công ty thực hiện việc chuyển văn phòng làm việc. Tất nhiên, bạn sẽ phải cung cấp địa chỉ mới của văn phòng cho khách hàng, cách thức liên hệ cũng như việc thực hiện các giao dịch còn đang dang dở trong thời gian thực hiện việc chuyển văn phòng làm việc mới.

Việc thông báo tới khách hàng khi chuyển văn phòng làm việc thể hiện tính chuyên nghiệp trong phong cách làm việc cũng như không để khách hàng cảm thấy lo lắng khi không thể liên hệ với công ty bạn. Tốt nhất bạn nên chọn thực hiện việc chuyển văn phòng vào ngày nghỉ hoặc cuối tuần để đảm bảo hoạt động của công ty diễn ra bình thường thuận lợi.

Ngoài việc thông báo với khách hàng thì bạn cũng cần phải thông báo với các nhà cung cấp, các đại lý, công ty bảo hiểm… về việc thay đổi địa chỉ giao dịch của công ty mình.

Lựa chọn giải pháp chuyển văn phòng làm việc

Bạn sẽ có 3 phương án vận chuyển đồ đặc kết hợp cùng công ty chuyển văn phòng:

Chỉ thuê xe tải: Tận dụng nhân viên trong công ty mình để đóng gói và vận chuyển từ văn phòng ra xe tải.
Kết hợp một phần: Nhân viên trong công ty tự đóng gói trước đồ đạc, việc còn lại sẽ do công ty vận chuyển đảm nhiệm.
Thuê dịch vụ vận chuyển trọn gói: Công ty chuyển dọn sẽ thực hiện toàn bộ các công việc đóng gói, bao bọc, vận chuyển và lắp đặt từ văn phòng cũ sang văn phòng làm việc mới.

Nhưng có lẽ cách tối ưu nhất đó là lựa chọn dịch vụ chuyển văn phòng trọn gói, họ sẽ giúp bạn giải quyết mọi vấn đề và tối ưu hóa quy trình vận chuyển. Đây cũng là xu hướng vận chuyển được nhiều công ty lựa chọn khi mang lại hiệu quả cao và tiết kiệm được nhiều chi phí.

Thông thường để tìm kiếm đơn vị cung cấp dịch vụ chuyển văn phòng uy tín, bạn có thể hỏi bạn bè, người quen đã từng sử dụng dịch vụ chuyển văn phòng làm việc để nghe lời khuyên và góp ý. Với thời đại công nghệ hiện đại phát triển như hiện nay, bạn cũng có thể dễ dàng tham khảo các đơn vị cung cấp dịch vụ chuyển văn phòng trên internet.

Tiêu chí để bạn nhận diện các đơn vị vận chuyển uy tín, chất lượng:

Năm thành lập công ty: Tuổi đời của công ty có ảnh hưởng rất lớn kinh nghiệm và chất lượng phục vụ của công ty
Xem đánh giá của khách hàng: Bạn có thể tìm Fanpage của các công ty chuyển văn phòng và xem đánh giá của khách hàng ở mục Reviews. Bạn sẽ biết được chất lượng dịch vụ của đơn vị chuyển dọn đó thông qua lời nhận xét, góp ý của khách hàng
Chính sách của đơn vị vận chuyển gồm chính sách bồi thường, chính sách về giá vận chuyển,…

Kiến Vàng Hưng Thịnh – Dịch vụ chuyển văn phòng trọn gói

Kiến vàng cung cấp dịch vụ chuyển văn phòng trọn gói uy tín và chuyên nghiệp. một giải pháp hoàn hảo nhất an toàn nhất cho việc vận chuyển đồ đạc tiết kiệm chi phí cho doanh nghiệp của bạn.

Bạn có thể hoàn toàn an tâm khi đặt niềm tin vào Công ty TNHH Vận Chuyển Kiến vàng bởi vì Kiến vàng là một đội ngũ chuyên nghiệp được đào tạo bài bản và đã được nhiều quý khách hàng yêu quý tin tưởng trong suốt những năm qua.

Khách hàng khi chọn sử dụng dịch vụ chuyển văn phòng làm việc, chuyển nhà trọn gói Kiến Vàng, Hưng Thịnh sẽ nhận được nhiều lợi ích nổi bật sau:

Cam kết hoàn thành đúng thời hạn, tiến độ đã thống nhất trong hợp đồng.
Tiến hành khảo sát, đánh giá và tư vấn báo giá miễn phí cho quý khách hàng khi lựa chọn dịch vụ.
Vận chuyển đồ đạc, thiết bị máy móc văn phòng theo đúng yêu cầu thỏa thuận trong hợp đồng.
Chuyên viên của công ty sẽ tiến hành khảo sát thực tế, lập bảng thống kê số lượng đồ cần vận chuyển làm cơ sở để báo giá chuẩn xác.
Cung cấp các giấy tờ hợp đồng vận chuyển đủ cơ sở pháp lý, bên cạnh đó còn có đóng dấu đỏ pháp nhân từ công ty Taxitai365.com.
Xây dựng phương án vận chuyển hiệu quả, hợp lý nhằm tiết kiệm chi phí, tiết kiệm thời gian của quý khách hàng.
Cam kết cung cấp chất lượng dịch vụ chuyển văn phòng trọn gói tốt nhất với mức giá cạnh tranh thấp so với thị trường hiện nay.
Đội ngũ nhân viên công ty chuyên nghiệp, nhiệt tình, nhanh nhẹn và có nhiều năm kinh nghiệm trong lĩnh vực vận chuyển văn phòng làm việc.

Vận Tải Kiến vàng tự hào là đơn vị mang lại dịch vụ chuyển văn phòng làm việc uy tín nhất, tốt nhất, giá rẻ nhất trên thị trường hiện nay. Đến với vận chuyển Kiến vàng bạn hoàn toàn yên tâm về sự an toàn cho đồ đạc của mình luôn đạt mức tối đa.

Nếu bạn đang băn khoăn phân vân không biết cách chuyển văn phòng trọn gói vừa nhanh chóng vừa đảm bảo an toàn cho đồ đạc. Và có ý định sử dụng dịch vụ để vận chuyển văn phòng của mình thì hãy sử dụng dịch vụ chuyển văn phòng trọn gói tại vận chuyển Kiến vàng. Khi sử dụng dịch vụ của công ty các bạn sẽ cảm nhận được sự chuyên nghiệp, uy tín cùng với thái độ phục vụ tận tình.

Thông tin liên hệ:

CÔNG TY TNHH VẬN CHUYỂN KIẾN VÀNG HƯNG THỊNH
Hotline: 0982060709
Mã Số Thuế: 0106877009
Website: https://taxitai365.com
Trụ sở chính: 7a ngách 95 ngõ 121 phố Kim Ngưu, phường Thanh Lương Hai Bà Trưng Hà Nội.
Các cơ sở khác: Hoàng Mai, Long Biên, Thanh Xuân, Bắc Từ Liêm, Ba Đình, Cầu Giấy, Đống Đa, Hai Bà Trưng, Hoàn Kiếm, Hà Đông, Tây Hồ, Nam Từ Liêm, và các huyện ngoại thành Hà Nội.( các tỉnh thành trong cả nước)

Hy vọng với những chia sẻ trên đây về những kinh nghiệm chuyển văn phòng, hay di dời trụ sở làm việc sao cho hiệu quả thì bạn có thể áp dụng ngay vào công việc chuyển dọn văn phòng của mình đến nơi làm mới một cách an toàn hơn. Chúc quý công ty của bạn đại cát đại lợi khi chuyển đến nơi làm mới.

Blog